Higienização da Lista de E-mails

O fato é que ao longo do tempo há um processo de depreciação da base de emails: muitas pessoas trocam de emprego e alteram, assim, seu endereço corporativo, outras trocam o próprio serviço de email e assim por diante. É um comportamento normal e não há como evitar. No entanto, é preciso estar sempre atento para que o prejuízo não seja ainda maior.

Fazendo a higienização de uma lista atual de emails

Se a sua empresa já mantém uma rotina de envios de email marketing e a base está acostumada a receber emails, o processo é um pouco mais fácil.

Há algumas informações que a maioria das ferramentas fornece e são muito importantes para a manutenção da lista:

• Hard bounces: são aqueles emails considerados inválidos. Isso inclui os que já existiram e deixaram de existir, os que foram indicados de maneira errada propositalmente e também os emails com erros de digitação;
• Soft bounces:  são emails válidos, mas que por algum motivo não puderam ser entregues. O motivo normalmente é que a caixa está cheia;
• Reclamações de SPAM: na grande maioria dos serviços de emails é possível marcar uma mensagem como SPAM. Isso indica que o usuário se incomodou e acredita que sua empresa não tinha o direito de enviar esse email a ele;
• Pedidos de descadastramento: é uma obrigação de toda empresa oferecer nos emails enviados uma opção de descadastramento. Isso quer dizer que o usuário não quer mais receber essas mensagens.

Fazendo a higienização de uma lista antiga de emails

Quando falamos em base de emails antiga, nos referimos àquela que é perdida ou esquecida por algum tempo. Os contatos podem ter sido gerados através de formulários normais, em troca de eBooks ou, por exemplo, recebidos em cursos e workshops realizados pela sua empresa há mais tempo. O fato é que a lista não vinha sendo utilizada até agora e será colocada na ativa.

Esse caso é muito mais difícil de lidar. Isso porque as análises dos servidores para identificar SPAM costumam ser feitas em termos percentuais. Quando ficamos muito tempo sem enviar e, portanto, muito tempo sem conseguir feedback para fazer a limpeza da lista, uma série de problemas costuma acontecer.

Geralmente os emails inválidos vão se acumulando, gerando uma taxa alta de hard bounces. Diversas pessoas não se lembram mais de terem feito o cadastro e marcam o email como SPAM ou pedem o descadastradamento. A consequência é que a reputação do servidor de envio de emails fica bastante prejudicada.

A maioria das empresas que oferece serviços de envio de email marketing consegue perceber o desempenho ruim logo no começo do disparo e então interrompe o envio do restante da campanha. Esse desempenho ruim pode resultar em bloqueios e até em exclusão definitiva de uma conta, afinal, se a entregabilidade do serviço abaixar ele perde valor e, logo, clientes.

Se a lista que a empresa tem é realmente boa e direcionada para um público relevante,  há duas coisas bem importantes que devem ser feitas:

Procurar eliminar os hard bounces

Caso sua empresa deixe para descobrir quem são os hard bounces na hora do envio, as chances de a campanha ser bloqueada e fracassar são grandes.

Existem diversos serviços especializados em checar se um email é válido e, por mais que seja preciso gastar um pouco, vale muito a pena. Isso deve reduzir consideravelmente o número de emails inválidos e é o preço a se pagar por se manter tanto tempo fora de contato.

Escolha muito bem o conteúdo enviado e comece devagar

Além de reduzir o número de hard bounces, é necessário diminuir também o número de reclamações de SPAM e descadastramento. Nesse caso, não há nenhuma grande mágica a ser feita. O segredo é pegar leve.

Não comece usando a lista para promover um produto ou serviço, procure gerar mais valor. Ofereça um excelente artigo, um eBook ou palestra gratuita, uma lista de indicações de coisas valiosas para esse potencial cliente. Esse tipo de conteúdo costuma ter uma receptividade muito maior e por isso deve ser o foco nesse momento reaproximação, em que o relacionamento está fragilizado.